Datenschutzerklärung bzgl. Nutzung des Videokonferenzsystems „Microsoft Teams“ 

Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten gemäß den gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz sowie entsprechend dieser Datenschutzerklärung. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die auf Sie persönlich beziehbar sind (wie z.B. Name, IP-Adresse).  

Microsoft Teams als Teil der Cloud-Anwendung Microsoft Office 365 ist eine Produktivitäts-, Zusammenarbeits- und Austauschplattform für einzelne Nutzer, Gruppen und Netzwerke. Microsoft Teams beinhaltet unter anderem eine Videokonferenzfunktion. 

Microsoft Office 365 ist eine Software des Unternehmens Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland (im Folgenden: „Microsoft“). Die Datenverarbeitung mit Office 365 erfolgt auf Servern in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (Irland und Niederlande). Hierzu hat die h&b learning gGmbH mit Microsoft eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) abgeschlossen, die umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen mit Microsoft regelt und die dem aktuell geltenden Stand der Technik der IT-Sicherheit entspricht. 

Die folgenden Regelungen informieren Sie über Art, Umfang und Zweck der Datenerhebung sowie die Nutzung und Verarbeitung von Daten bei der Nutzung des Videokonferenzsystems „Microsoft Teams“ durch Sie als Teilnehmer einer Videokonferenz und über Ihre Rechte als Betroffener. 

I. Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO

Die verantwortliche Stelle für die Datenerhebung und -verarbeitung ist: 

nachfolgend „h&b learning“ genannt. 

II. Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ als Teilnehmer einer Videokonferenz

1. Art und Umfang der Datenverarbeitung

Bei Nutzung des Videokonferenzsystems „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten erhoben und verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt auch davon ab, welche Angaben von Ihnen vor und/oder während der Nutzung (z.B. Online-Besprechung, Online-Meeting, Schulung oder Vortrag) gemacht werden. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung bzw. können Gegenstand der Verarbeitung sein: 

• Benutzerdaten 
  Es werden Angaben zum Nutzer verarbeitet. Hierzu zählen z.B. Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name, ggfs. Ihre Telefonnummer, ggfs. Ihr Präsenzstatus (soweit sichtbar), Ihr (optionales) Profilbild sowie Ihre bevorzugte Sprache. Sollten Sie sich bei Audio- oder Videokonferenzen per Telefon einwählen, ist Ihre Telefonnummer sichtbar.  
  Um an „Microsoft Teams“ teilzunehmen bzw. einer Videokonferenz beizutreten, ist ein Microsoft-Konto erforderlich, welches Sie im Vorfeld oder bei der Anmeldung installieren bzw. aktivieren. Für dieses Konto ist die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich.  
• Meeting-Metadaten 
  Als Meeting-Metadaten werden z.B. Datum, Uhrzeit, Thema und ggfs. Beschreibung, Meeting-ID, Ihre IP-Adresse sowie Geräte-/Hardware-Informationen verarbeitet. Bei Telefoneinwahl werden die Telefonnummer, Ländername, Start- und Endzeit verarbeitet. Ggfs. können weitere Verbindungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des verwendeten Geräts gespeichert werden.  
• Inhaltsdaten 
  Weiterhin werden die Daten verarbeitet, die Sie während der Nutzung im Rahmen der Videokonferenz zur Verfügung stellen. Dazu zählen – abhängig von der jeweiligen Nutzung von Funktionen in einer Videokonferenz – insbesondere Text-, Audio- und Videodaten.  
  Bei Nutzung der Chat-Funktion werden die getätigten Texteingaben mit Datums- und Zeitangabe verarbeitet. Beim Hochladen/Teilen oder Freigeben von Dateien werden die jeweiligen Inhalte verarbeitet.  
  Durch Teilnahme mit Mikrofon und/oder Kamera werden während der Nutzung die jeweiligen Daten von Mikrofon und/oder Kamera des genutzten Endgeräts verarbeitet.  Die Steuerung von Kamera, Ton und Bildschirmfreigabe erfolgt jeweils durch Sie als Teilnehmer selbst. Kamera und Mikrofon können jederzeit vom Teilnehmer selbst über die „Microsoft-Teams“-Applikation ausgestellt oder stummgeschaltet werden.  
  Bei Nutzung der Bildschirmfreigabe werden sämtliche Inhalte des jeweiligen freigegebenen Bildschirms angezeigt.  

Wenn h&b learning von einer Videokonferenz eine Aufzeichnung anfertigen möchte, werden Sie im Vorfeld gesondert transparent informiert und es wird Ihre freiwillige Einwilligung zur Datenverarbeitung eingeholt.  

2. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung durch h&b learning beruht – sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben – auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO zur Teilnahme an der Video- oder Audiokonferenz. Eine Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Sofern die Durchführung der Video- oder Audiokonferenz mit der Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgen, zusammenhängt, stellt Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage dar. Soweit personenbezogene Daten von Mitarbeitern der h&b learning (Beschäftigtendaten) verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollte die Datenverarbeitung hierbei nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sein, so ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO Rechtsgrundlage. Das berechtigte Interesse seitens h&b learning besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Videokonferenzen zur Vereinfachung und Beschleunigung von Geschäftsprozessen und der Zusammenarbeit.  

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist erforderlich, um die Teilnahme an Videokonferenzen, insbesondere Online-Besprechungen, Audio-Besprechungen, Online-Meetings, Schulungen oder Vorträgen zu ermöglichen. Die Nutzung der Möglichkeit der Video- oder Audiokonferenz dient der Vereinfachung, Beschleunigung und Effektivierung der Kommunikationsprozesse, u.a. auch vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie.  

4. Dauer der Speicherung

Personenbezogene Daten werden seitens h&b learning nur für den Zeitraum gespeichert, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich sind. Danach werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn die Verarbeitung bzw. Speicherung Ihrer Daten ist erforderlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen einer Löschung entgegen.  
Im Einzelnen gilt:  
Bei Audio- und Videoinhalten, die in einer Video-/Audiokonferenz im Stream verarbeitet werden, findet keine Speicherung statt. Chat-Nachrichten werden nach spätestens 90 Tagen automatisch gelöscht. Benutzerkontodaten von externen Teilnehmern werden nach Beendigung der Bereitstellung des Dienstes gelöscht. Benutzerkonten von Mitarbeitern werden nach deren Ausscheiden gelöscht. Die Löschung gespeicherter technischer Protokolle und technischer Diagnoseinformationen erfolgt nach maximal 90 Tagen oder es erfolgt eine Anonymisierung.  
Die Datenaufbewahrung der Microsoft Benutzer (z.B. Meeting-ID´s usw.) können der Microsoft Webseite entnommen werden: https://docs.microsoft.com/de-de/compliance/assurance/assurance-data-retention-deletion-and-destruction-overview  

5. Empfänger/Weitergabe von Daten

Alle Teilnehmer einer Videokonferenz haben Zugriff im Sinne von Sehen, Hören und Lesen auf Inhalte der Videokonferenz, Chats, geteilte Dateien und Bildschirmfreigaben.  
Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte ist nicht vorgesehen, es sei denn, dass die personenbezogenen Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Eine Weitergabe findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Erfüllung von Verträgen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), die Weitergabe nach einer Interessenabwägung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zulässig ist, h&b learning rechtlich zur Weitergabe verpflichtet ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) oder Sie insoweit eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) erteilt haben.  
Microsoft als Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von Daten, soweit dies im Rahmen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit Microsoft vorgesehen ist. Sämtliche Daten in „Microsoft Teams“ werden auf den Servern von Microsoft in der Europäischen Union gespeichert. Da sowohl Übertragung als auch Speicherung verschlüsselt erfolgen, hat Microsoft keinen inhaltlichen Zugriff auf diese Daten. 

6. Datenübermittlung an Drittstaaten

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union erfolgt grundsätzlich nicht. H&b learning hat den Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt. H&b learning kann allerdings nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmer an Videokonferenzen in einem Drittstaat aufhalten sollten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert. 

III. Ergänzende Hinweise zu Microsoft 

Sofern die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufgerufen wird, ist Microsoft als Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen. Sofern die „Microsoft Teams“-App nicht genutzt werden soll, kann „Microsoft Teams“ auch über den Browser genutzt werden. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht. 

Da „Microsoft Teams“ Teil der Anwendung Office 365 ist, ist die Erstellung eines diesbezüglichen Nutzerkontos erforderlich. Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Beachten Sie bitte, dass h&b learning auf diesbezügliche Datenverarbeitungen von Microsoft keinen Einfluss hat und Microsoft für diese Nutzung unabhängiger Datenverantwortlicher und somit selbst verantwortlich für die Einhaltung der geltenden Gesetze ist.  

Informationen zum Zweck und Umfang der Datenerhebung und -verarbeitung durch Microsoft erhalten Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft (https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement) und der Microsoft Teams-Datenschutzerklärung (https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy). Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten gegenüber Microsoft. Microsoft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ggfs. auch in den USA. Zur Garantie eines angemessenen Datenschutzniveaus sind EU–Standardverträge mit Microsoft zu Office 365 und Microsoft Teams abgeschlossen. Die EU-Standardvertragsklauseln können unter https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2010:039:0005:0018:DE:PDF abgerufen werden. 

IV. Betroffenenrechte

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener iSd DSGVO. Sie haben gegenüber h&b learning folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten: 

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) 
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) 
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) 
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) 
• Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO) 
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) 
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO) – zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutz) 
• Widerspruchsrecht bei Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 Abs. 1 DSGVO) 

Widerruf von Einwilligungen 

Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO haben Sie das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung (vgl. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) jederzeit gegenüber der h&b learning zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass h&b learning die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen darf. Der Widerruf kann formlos über die eingangs genannten Kontaktmöglichkeiten erfolgen. Bitte beachten Sie, dass Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, davon nicht berührt werden. 

V. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Mai 2021.